Wann Portokosten als durchlaufender Posten gelten

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe hat klargestellt, unter welchen Voraussetzungen die Portokosten einer Agentur einen durchlaufenden Posten darstellen und wann sie Teil der Bezahlung sind (Verfügung vom 29. Februar 2008, Aktenzeichen: S-7200). Dies ist wichtig für Werbeagenturen, Lettershops und andere Dienstleister, die jeden Tag eine große Zahl Briefe und Prospekte für ihre Kunden versenden und das Porto an sie weiterberechnen. Bei Betriebsprüfungen kommt es häufig zum Streit, ob der Postversender Umsatzsteuer auf das Porto bezahlen muss.

Die OFD Karlsruhe verfügte nun, dass es sich beim Porto nur dann um einen durchlaufenden Posten handelt, wenn der Kunde der Agentur mit der Deutschen Post AG in Rechtsbeziehungen tritt. Nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Post besteht eine solche Rechtsbeziehung zwischen der Deutschen Post AG und dem Absender, der auf dem Brief genannten ist.

Beispiele für die steuerliche Behandlung von Portokosten:

Beispiel 1: Eine Agentur versendet Briefe für einen Auftraggeber. Dieser ist auf dem Brief als Absender genannt. Wenn die Agentur die Portokosten Briefmarken verauslagt hat, handelt es sich bei den Portokosten um einen durchlaufenden Posten.

Beispiel 2: Eine Agentur meldet sich bei der Deutschen Post als Großkunde an und liefert ihre Briefe dort ein. Wenn die Agentur bei der Einlieferung den Auftraggeber als Absender angibt, dann bezahlt sie das Porto in dessen Namen und auf dessen Rechnung. Die Briefe erhalten den Vermerk "Gebühr bezahlt". Bei den verauslagten Portogebühren handelt es sich um einen durchlaufenden Posten.

Beispiel 3: Eine Agentur verwendet ihren Freistempler, um gewerbsmäßig Kundenpost zu versenden. Ein durchlaufender Posten ist anzunehmen, wenn die Agentur im Stempel das Klischee des Kunden einsetzt oder auf andere Weise den Kunden als Absender kenntlich macht, zum Beispiel durch einen Aufkleber oder einen Aufdruck auf dem Umschlag. Dies gilt auch für Pakete.

Beispiel 4: Eine Agentur legt nicht offen, dass sie die Portkosten in fremdem Namen und auf fremde Rechnung vereinnahmt und verauslagt hat. Sie berechnet auf das Porto Umsatzsteuer. Mangels Offenlegung handelt es sich nicht um einen durchlaufenden Posten. Ein zu hoher Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG liegt nicht vor. Allerdings kann der Kunde die Vorsteuer für die Portokosten abziehen, die im Endpreis enthalten sind.

Beispiel 5: Eine Agentur erhält von der Deutschen Post Rabatt. Gibt die Agentur diesen Preisnachlass nicht an ihren Kunden weiter, so handelt es sich beim Porto nicht um einen durchlaufenden Posten. Denn sie berechnet mehr weiter, als sie der Deutschen Post schuldet.

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