Wann ist ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß?

Der Gesetzgeber hat den Begriff des "ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs" im Sinn des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG nicht näher bestimmt. Daher war der Bundesfinanzhof (BFH) immer wieder und in zahlreichen Urteilen gefordert, diesen Begriff genauer zu fassen und Mindestanforderungen aufzustellen. In diesem Artikel lesen Sie, welche Anforderungen das Finanzamt an Ihr Fahrtenbuch stellt.

Steuer-Tipp: Zwei Fahrtenbücher, die die Anforderungen des Finanzamts erfüllen, sind das Avery Zweckform* im handlichen Din A5/A6 und das ADAC-Bordbuch* (auch erhältlich bei jeder ADAC-Geschäftsstelle). Spart noch mehr Zeit: Das elektronische Fahrtenbuch "THB Bury CL 1010 Time"* zum Einbau ins Auto.

Wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aussieht:

Ein Fahrtenbuch muss grundsätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt enthalten.

Die Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre Richtigkeit hin überprüfbar sein.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Hierfür hat es neben dem Datum und den Fahrtzielen auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder - wenn ein solcher nicht vorhanden ist - den konkreten Grund der Fahrt aufzuführen.

Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.

Dementsprechend müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.

Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden.

Fahrtenbücher penibel führen

Aus Erfahrungen zeigt sich, dass bereits geringfügige Aufzeichnungsmängel beim Fahrtenbuch schwer wiegen. Grundsätzlich wird ein Fahrtenbuch nur dann anerkannt, wenn zum einen eine nachträgliche Änderung der gefahrenen Kilometer ausgeschlossen ist und zum anderen die Finanzbehörde die Angaben des Fahrtenbuches ohne großen Aufwand prüfen kann. Weitere Mindestanforderungen aus dem Urteil sind:

• Das Fahrtenbuch muss:
  • zeitnah,
  • lückenlos und
  • in geschlossener Form, das heißt als Buch, geführt werden,
  • um nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder
  • um nachträgliche Änderungen ersichtlich zu machen.
• Betriebliche Fahrten müssen folgende Angaben enthalten:
  • das Datum,
  • das Fahrtziel oder den Reisezweck,
  • die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner. Sollte ein solcher nicht vorhanden sein, ist der konkrete Fahrtgrund anzugeben,
  • Angaben des Ausgangsorts und Endpunkts der Fahrt. Als Endpunkt sind Straßenname, Hausnummer und Ort einzutragen,
  • den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt, sodass ein fortlaufender Zusammenhang entsteht
  • bei Umwegen ist die Reiseroute offenzulegen.

Hinweis für betriebliche Fahrten: Generell ist jede Fahrt für sich mit dem erreichten Kilometerstand aufzuzeigen. Besteht allerdings eine berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so kann die Eintragung ins Fahrtenbuch zusammengefasst werden. In einem solchen Fall genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind (BFH-Urteil, Aktenzeichen: VI R 87/04). Unter anderem vereinfacht der BFH: Wer nacheinander mehrere Geschäftspartner aufsucht, kann die Fahrten in einen Eintrag zusammenfassen. Dazu sind die Kunden in zeitlicher Reihenfolge aufzulisten.

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