1.4.: Voraussetzungen für eine Betriebsfeier ohne Finanzamt

Was müssen Arbeitgeber tun, um mit ihren Mitarbeitern zu feiern, ohne dass das Finanzamt Lohnsteuer und Sozialabgaben verlangt? Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist, dass Sie als Arbeitgeber eine genaue Teilnehmerliste für Ihre Betriebsfeier führen (lassen). Möglichst jeder feiernde Mitarbeiter sollte unterschreiben. Nur so können Sie später nachweisen, wer teilgenommen hat. Vermerken Sie auf der Liste, warum einzelne Mitarbeiter nicht teilnahmen.

Wer darf feiern, wer "muss dürfen"?

Eine Betriebsveranstaltung ist nur dann steuerbegünstigt, wenn sie allen Mitarbeitern offen steht. Beschränkungen sind erlaubt, solange keine bestimmten einzelnen Arbeitnehmer bevorzugt werden.

Beispiele:

• Pensionärstreffen und Abteilungsfeiern sind in Ordnung.
• Jedoch scheitert eine Feier der Führungskräfte, meist allein schon wegen deren kleiner Anzahl.
• Unschädlich ist es, wenn wegen Schichtbetriebs, Telefondienstes, Bereitschaft etc. nicht alle Mitarbeiter mitfeiern können - Hauptsache es wird niemand Bestimmtes aus persönlichen Gründen ausgeschlossen.

Wie lange dürfen Betriebe feiern?

Die Dauer von Betriebsveranstaltungen ist seit 2002 nicht mehr beschränkt. Selbst wenn Sie über mehrere Tage verreisen, führt das noch nicht zu einer Steuerpflicht für Ihre Mitarbeiter (Urteil des Bundesfinanzhofs, BFH, vom 16. November 2005, Aktenzeichen: VI R 151/99). Die BFH-Richter stellten damals klar: Ob eine Betriebsveranstaltung steuerpflichtig wird, hängt allein davon ab, ob die Freigrenze von 110 Euro je teilnehmenden Mitarbeiter und Veranstaltung eingehalten wird.

Wie häufig dürfen Betriebe feiern?

Bei der Häufigkeit hat die Rechtsprechung nachträglich eine Obergrenze eingeführt: Erlaubt sind maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Bei mehr Feiern wählt der Arbeitgeber, welche zwei er zu Betriebsveranstaltungen macht. Hinweis: Eine mehrtägige Reise zählt immer als eine einzelne Veranstaltung.

Arbeit und Vergnügen verbinden

Der Arbeitgeber darf dienstliche und festliche Interessen miteinander verbinden. Somit ist eine mehrtägige Dienstreise mit Weihnachtsfeier, Werksbesichtigung und Fortbildung erlaubt, sofern alle Mitarbeiter teilnehmen dürfen. Die Kosten müssen nach ihren Zeitanteilen auf Feier und Dienst aufgeteilt werden. Der dienstliche Teil zählt als Betriebsausgabe, lässt sich also problemlos steuerlich geltend machen. Für den festlichen Teil liegt bei einer solchen kombinierten Veranstaltung nur dann steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn die anteiligen Kosten der Feier die 110-Euro-Freigrenze überschreiten (BFH-Urteil vom 16. November 2005, Aktenzeichen: VI R 118/01).