Steuerfreier Tankgutschein: Voraussetzungen, Beispiele, Mustergutschein und Checkliste

ACHTUNG! Dieser Text ist leider nicht mehr aktuell. Die Bundesregierung und das BMF arbeiten an einer Neuordnung steuerfreier Tankgutscheine. Sobald nähere Informationen vorliegen, informieren wir Sie.

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Hannover hat klargestellt, unter welchen Voraussetzungen Unternehmen ihren Mitarbeitern einen Tankgutschein als steuerfreien Sachbezug schenken dürfen (abgestimmter Ländererlass, Aktenzeichen: S-2334 - 281 - StO 212).

Hintergrund: Benzingutscheine sind ein zusätzlicher Ansporn für die Mitarbeiter und zugleich ein beliebter Trick, um die gekürzte Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) zu mildern. Ein Tankgutschein ist bis 44 Euro pro Monat steuerfrei und sozialabgabenfrei. Wenn jedoch der Tankzuschuss gegen die Auflagen des Finanzamts verstößt, wird er wie eine Lohnerhöhung behandelt und ist damit lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig.

1. OFD-Voraussetzung: Keinen Betrag nennen

Auf den Tankgutscheinen darf kein Geldbetrag stehen, sondern nur die Treibstoffart und die exakte Menge.

Beispiel: "Gutschein für Herrn/Frau ... über 27 Liter Superbenzin, einzulösen bei der Tankstelle xy."

Steuer-Tipp: Prüfen Sie den Gutschein monatlich! Denn die stark steigenden Benzinpreise könnten dazu führen, dass Sie den steuerfreien Grenzwert von 44 Euro pro Monat überschreiten, wenn Sie die Litermenge nicht verringern. Achtung! Nach Richtlinie 104 a Absatz 3 Satz 1 Lohnsteuerrichtlinie (LStR) ist der Literpreis zu dem Zeitpunkt maßgeblich, zu dem das Unternehmen dem Mitarbeiter den Gutschein übergeben hat.

2. OFD-Voraussetzung: kein Zahlungsmittel

Die Tankgutscheine dürfen keine Zahlungsfunktion erfüllen.

Beispiel 1: Der Chef stellt dem Mitarbeiter einmal im Monat einen Gutschein über eine bestimmte Benzinmenge aus. Zum Bezahlen gibt er dem Mitarbeiter die Firmentankkarte mit. Das Finanzamt erkennt diesen Tankgutschein nicht an! Denn der Empfänger des Gutscheins darf mit der Abrechnung nichts zu tun haben.

Beispiel 2: Der Mitarbeiter bezahlt seinen Sprit bei der Tankstelle bar und lässt sich den vorgestreckten Betrag vom Arbeitgeber erstatten. Wie in Beispiel 1 erkennt das Finanzamt den Benzingutschein nicht an!

Beispiel 3: Der Arbeitnehmer erhält Bargeld aus der Firmenkasse. Der Chef bescheinigt ihm, dass er berechtigt ist, im Namen und auf Rechnung des Unternehmens privat zu tanken. Selbst in diesem Fall stellt sich das Finanzamt quer und lehnt einen Sachbezug ab.

Steuerfalle Blanko-Gutschein und Kugelschreiber

Alle handschriftlichen Angaben auf dem Tankgutschein sind problematisch, außer natürlich die Unterschrift des Chefs. Der Grund: Das Finanzamt erkennt keine Blankogutscheine an, in die der Mitarbeiter erst in der Tankstelle die genaue Treibstoffmenge einträgt. Bei sämtlichen handschriftlich ausgefüllten Feldern könnte das Finanzamt im Nachhinein behaupten, die Angaben stammten vom Mitarbeiter, nicht vom Chef.

Steuer-Tipp: Arbeitgeber sollten alle Felder am Computer ausfüllen, bevor sie den Tankgutschein drucken! Dann kann das Finanzamt keinen Missbrauch unterstellen.

Vorsicht vor anderen Sachbezügen!

Nicht nur Tankgutscheine fallen unter die monatliche 44-Euro-Grenze, sondern auch andere Sachbezüge. Rechnen Sie also deren Gesamtwert und den Wert der Literangabe zusammen!

Die 44-Euro-Grenze gilt für die folgenden Sachbezüge. Das heißt, diese Sachbezüge mindern den Nutzen der Tankgutscheine:

• Mietvorteil (verbilligt vermietete Firmenwohnung)
• Job-Ticket
• Zinsersparnis
• Sportanlagen (zum Beispiel für Tennis oder Squash), die der Arbeitgeber gemietet hat und dem Mitarbeiter überlässt
• Sachgeschenke, zum Beispiel ein Präsentkorb, eine Flasche Champagner oder eine CD
• Übernahme der Gebühr einer Firmenkreditkarte

Die 44-Euro-Grenze gilt nicht für diese Sachbezüge, sie sind also unschädlich für den Tankgutschein:

• Firmenwagen
• Kantinenessen

Service: Unser Muster eines Tankgutscheins

Achtung! Die vorgedruckten Linien sind nicht handschriftlich auszufüllen, sondern per Computer. Siehe dazu den Abschnitt "Steuerfalle Blanko-Gutschein und Kugelschreiber".

Laden Sie sich hier das kostenlose Tankgutschein-Muster des Steuer-Schutzbriefs herunter (Word-Dokument, Größe: 27,5 Kilobyte)

Checkliste: Ist Ihr Tankgutschein vor dem Finanzamt sicher?

Prüfpunkt	Ja / Nein?
1. Besteht ein Rahmenabkommen zwischen dem Arbeitgeber und der Tankstelle, bei der die Gutscheine eingelöst werden müssen?
2. Erhält der Chef von der Tankstelle monatlich eine Rechnung, die er per Überweisung vom Firmenkonto begleicht?
3. Sind die Literzahl und die Spritsorte im Tankgutschein eingetragen, nicht aber der Preis?
4. Sind alle Angaben vorgedruckt und nicht handschriftlich ausgefüllt?
5. Hält der Arbeitgeber diesen Preis im Lohnkonto fest (zum Beispiel durch eine schriftliche Bestätigung der Tankstelle) und bewahrt er Kopien der ausgehändigten Gutscheine auf?
6. Erhält der Mitarbeiter den Tankgutschein nur zusätzlich zum Lohn? Hinweis: Es ist nicht möglich, den Tankgutschein in Gehalt umzuwandeln, auch bei einer tariflich festgelegten Lohnerhöhung nicht.
7. Muss der Mitarbeiter die Benzingutscheine im Ausgabemonat einlösen?
8. Stellt der Tankgutschein kein Zahlungsmittel dar? (siehe Voraussetzung 2)
9. Erhält der Mitarbeiter vom Chef einen oder mehrere Tankgutscheine im Gesamtwert von höchsten 44 Euro pro Monat? (Maßgeblich ist der Literpreis bei Übergabe des Gutscheins an den Mitarbeiter, siehe Voraussetzung 1)
10. Bleibt der Mitarbeiter mit allen Sachbezügen zusammen im Monat unter 44 Euro? (Zu den Sachbezügen zählen nicht nur Tankgutscheine, sondern auch andere geldwerte Zuwendungen des Chefs, zum Beispiel Geschenke)
Auswertung: Nur wenn Sie alle 10 Fragen mit "Ja" beantwortet haben, hält Ihr Tankgutschein den Vorschriften des Finanzamts Stand. Schon bei einer Nein-Antwort verstößt der Tankgutschein gegen die Auflagen. Als Mitarbeiter sollten Sie Ihren Arbeitgeber darauf hinweisen!

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