Reisekosten-Änderungen 2014

10 Jahre lang forderten Wirtschaft und Steuerexperten eine Vereinfachung des deutschen Reisekostenrechts. Seit dem 1. Januar 2014 ist es in Kraft. Die Änderungen im Überblick:

1. Neue Definition bei Fahrten zur Arbeit: "Erste Tätigkeitsstätte" statt "regelmäßige Arbeitsstätte"

Zentraler Punkt ist die gesetzliche Definition der "ersten Tätigkeitsstätte". Sie ersetzt die "regelmäßige Arbeitsstätte" nach altem Recht. Von dieser Einteilung hängt es ab, worum es sich bei dem Weg zwischen Wohnung und Arbeit handelt:

• a) um Fahrten zur Arbeit, welche mit der steuerlich ungünstigeren Pendlerpauschale von 30 Cent pro Entfernungskilometer abgegolten werden (nur die einfache Strecke zählt) oder
• b) um eine so genannte Auswärtstätigkeit mit allen Vorzügen des Reisekostenrechts: Dem Arbeitnehmer steht eine steuerfreie Kilometerpauschale von 30 Cent pro tatsächlich gefahrenem Kilometer zu und er darf während der ersten drei Tätigkeitsmonate die Verpflegungspauschale ansetzen.

Bei der Definition gilt der Grundsatz: Ein Arbeitnehmer hat je Arbeitsverhältnis höchstens eine "erste Tätigkeitsstätte". Nach den neuen Vorschriften muss dies eine ortsfeste betriebliche Einrichtung sein. Also keine beweglichen Fahrzeuge, Schiffe oder Flugzeuge. Der Arbeitsplatz bei einem Dritten, zum Beispiel bei einem Kunden, kann neuerdings als erste Tätigkeitsstätte in Betracht kommen.

Wenn ein Ort nicht unter die Definition "erste Tätigkeitsstätte" fällt, dann handelt es sich um eine steuergünstige Auswärtstätigkeit. Wer Steuern sparen will, prüft also genau, ob seine regelmäßigen Fahrten zum Arbeitsort als Auswärtstätigkeit anzusehen sind.

Erste Tätigkeitsstätte selbst festlegen: Welcher Ort die "erste Tätigkeitsstätte" ist, kann der Arbeitgeber unter Voraussetzungen selbst bestimmen. Das ist ein wichtiger Unterschied zum alten Reisekostenrecht. Durch dieses Wahlrecht erhalten Arbeitnehmer und Arbeitgeber ab sofort einen großen Gestaltungsspielraum.

Tätigkeitsstätten bei Kunden: Eine erste Tätigkeitsstätte kann auch bei verbundenen Unternehmen oder bei vom Arbeitgeber bestimmten Dritten vorliegen, zum Beispiel bei Kunden. Diese neue Regel hebelt ein steuerzahlerfreundliches Urteil des Bundesfinanzhofs aus, wonach bei einem längerfristigen Einsatz bei einem Kunden keine regelmäßige Arbeitsstätte entsteht, unabhängig von der Dauer des Einsatzes (Aktenzeichen: VI R 47/11).

Die Folge: Nach dem neuen Gesetz ist es nicht mehr möglich, Jahrzehnte lang an einem festen Arbeitsort bei einem Kunden eingesetzt zu werden, aber dennoch die Steuervorteile der Reisekosten zu genießen. Die Fahrt zum Kunden zählt fortan als Fahrt zur Arbeit und wird mit der niedrigeren Pendlerpauschale abgegolten.

Bildungseinrichtungen: Als erste Tätigkeitsstätte gilt im neuen Recht auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Arbeitsverhältnisses zum Zweck eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme besucht wird.

2. Verpflegungspauschalen werden vereinfacht

Im neuen Reisekostenrecht gibt es nur noch zwei Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen in Deutschland. Zuvor waren es drei Stufen. Die niedrigste Pauschale für eine Abwesenheit von zu Hause von mehr als 8 Stunden wurde von 6 auf 12 Euro erhöht. Die Stufe von 14 bis 24 Stunden fällt weg (hierfür gab es früher 12 Euro). Die Pauschale von 24 Euro für volle 24 Stunden Abwesenheit - also mehrtägige Dienstreisen - bleibt erhalten.

Bei mehrtägigen Dienstreisen gibt es die 12-Euro-Pauschale neuerdings immer auch für den An- und für den Abreisetag. Die Abwesenheitsdauer spielt dabei keine Rolle mehr. Wer also Abends verreist und morgens früh zurückkehrt, bekommt ab sofort immer 2 x 12 Euro. Damit fällt die ineffiziente Rechnerei weg, ob die 8-Stunden-Grenze nun erreicht wurde oder nicht.

Das neue zweistufige Modell gilt mit denselben Regeln auch für Geschäftsreisen ins Ausland: Die mittlere Pauschale ist weggefallen und die niedrigste Pauschale wurde auf den Wert der mittleren Pauschale erhöht. Die genauen Auslandstagegelder unterscheiden sich je nach Staat und stehen in unserer Tabelle für Auslands-Spesensätze.

3. Übernachtungskosten werden nach 4 Jahren begrenzt

Ab 2014 begrenzt der Gesetzgeber die Absetzbarkeit der beruflich veranlassten Übernachtungskosten während einer Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Während der ersten 48 Monate sind diese Kosten unbegrenzt als Betriebsausgaben absetzbar. Danach erkennt das Finanzamt nur 1.000 Euro monatlich als Übernachtungskosten an.

Anwendungsschreiben des BMF

Noch bevor das neue Reisekostenrecht ("Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts") in Kraft trat, veröffentlichte das Bundesfinanzministerium (BMF) ein 52-seitiges Anwendungsschreiben mit Einzelheiten und Problemfällen (Aktenzeichen: IV C 5 - S 2353/13/10004).

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