Rechnungsnummern müssen nicht aufeinanderfolgend, aber einmalig sein

Was bedeutet "fortlaufend"? Steuerlich etwas ganz anderes als vom Wortsinn her. Selbstständige können sich freuen, denn für sie wird dadurch einiges einfacher. Bisher fragten sich: "Muss ich auf jede neue Rechnung wirklich eine höhere Nummer schreiben als bei der zweitältesten Rechnung? Muss es überhaupt eine Nummer sein?" Die Antwort auf beide Fragen lautet: nein.

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Koblenz hat klar gestellt, dass es bei der Vorschrift "fortlaufende Nummer" auf Rechnungen lediglich um die Einmaligkeit der erteilten Nummer geht (Verfügung vom 02. Juli 2008, Aktenzeichen: S 7280 A - St 44 5). Die Rechnungsnummern dürfen also je nach Kunden oder Produkten unterschiedlichen Text enthalten. Sie brauchen nicht lückenlos aufeinander zu folgen.

Erlaubt sind daher zum Beispiel folgende Rechnungsnummern:

• 2008.25.0167
• Interkauf-1267.10.08
• 10875-web-345-08

Unregelmäßige Nummernvergabe ist möglich

Auch größere Zählschritte als 1 sind demnach erlaubt. Die Rechnungsnummern dürfen mit einer hohen Zahl beginnen und mit jeder Rechnung zum Beispiel um den Wert 11 steigen. Viele Verwaltungsprogramme können die Rechnungsnummern um einen zufälligen Wert erhöhen, der zwischen zwei voreingestellten Grenzen liegt.

Mit derartigen Lücken zwischen den Rechnungsnummern wird häufig bei Mitgliedsbeiträgen oder Verlagsprodukten verfahren. Durch den hohen Startwert und die großen Sprünge erschwert der Unternehmer es seinen Wettbewerbern, geheime Unternehmenswerte wie Verkäufe, Auflage, Gesamtzahl der Mitglieder oder deren Zuwachs innerhalb eines Zeitraums zu schätzen. Durch einen zufälligen Zuwachswert wird kein Muster erkennbar.

Zweistellige Zählschritte verringern außerdem die Zahl von Fehlern, vor allem durch Zahlendreher. Denn alle Rechnungsnummern unterscheiden sich durch mindestens zwei Ziffern statt durch mindestens eine. Dies ist hilfreich beim Abheften oder Raussuchen schriftlicher Briefwechsel, beim Zuordnen von Überweisungen etc.

Auch Autoren, Blogger und Betreiber von Internet-Shops profitieren von größeren Zählschritten. Häufig müssen sie die Ebooks und anderen Online-Produkte von Hand freischalten oder versenden, nachdem der Kunde bezahlt hat. Je unterschiedlicher die jüngsten Rechnungsnummern, desto weniger Fehler treten beim händischen Freischalten auf.

Rückschritte beim Zählen sind ebenfalls möglich, solange Sie keine Rechnungsnummer doppelt vergeben. Allerdings erschweren Sie zugleich Ihren eigenen Überblick, wenn auf die Rechnungsnummer 134446 die Nummer 2 folgt. Zumal ein Rückwärtszählen weniger hilfreich dabei ist, die Höhe des Absatzes zu verschleiern.

Hintergrund zur Pflichtangabe der Rechnungsnummer

Laut Paragraf 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss jede Rechnung eine fortlaufende Nummer enthalten. Die Pflichtangaben auf den Rechnungen sollen einen ungerechtfertigten Vorsteuerabzug verhindern. Gerade über den Begriff "fortlaufende Nummer" gibt es bei Betriebsprüfungen oft Diskussionen. Viele Prüfer fordern eine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern. Durch obige OFD-Verfügung ist diese Forderung kleinlicher Finanzbeamten schnell vom Tisch.

Aktualisierung - FG Köln: Rechnungen müssen NICHT fortlaufend und lückenlos  vergeben werden!

Das Finanzgericht Köln hat entschieden, dass nicht fortlaufend und nicht lückenlos vergebene Rechnungsnummern das Finanzamt nicht dazu berechtigen, den Firmengewinn durch einen geschätzten Zuschlag zu erhöhen, zumindest nicht bei Einnahme-Überschuss-Rechnern (FG Köln, Urteil vom 7.12.2017, Az.: 15 K 1122/16). Die Begründung der Richter: Eine Pflicht zur fortlaufenden und lückenlosen Vergabe von Rechnungsnummern ergeben sich weder aus dem Vollständigkeitsgebot noch aus den umsatzsteuerlichen Pflichten.

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