Pflichtangaben gelten auch für geschäftliche E-Mails

In Geschäftsbriefen müssen Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind, Folgendes angeben:

• Firma, einschließlich Zusatz für die Rechtsform (zum Beispiel "e .K." oder "GmbH & Co. KG"),
• den Ort der Handelsniederlassung oder bei einer OHG oder KG der Sitz der Gesellschaft,
• das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist.

Bei einer GmbH gelten folgende gesetzliche Regelungen zu den notwendigen Angaben in Geschäftsbriefen:

• Rechtsform und Sitz der Gesellschaft,
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel "Amtsgericht A-Stadt HRB 999"),
• die Namen aller Geschäftsführer,
• Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden, sofern die Gesellschaft über einen Aufsichtsrat samt Vorsitzenden,
• bei Angaben über das Kapital: das Stammkapital sowie der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind.

Für eine GmbH & Co. KG gelten sowohl die Pflichtangaben für eine KG als auch diejenigen für eine GmbH.

Achtung! Diese Pflichtangaben betreffen den gesamten Geschäftsverkehr nach außen. Einzige Ausnahme: Formulare, die innerhalb einer bestehenden Geschäftsverbindung ausgetauscht werden. Auch E-Mails müssen diese Anforderungen erfüllen. Klargestellt wurde dies durch eine Gesetzesänderung ab dem 1. Januar 2007.

Wenn Sie gegen diese Anforderungen verstoßen, drohen Zwangsgelder bis 5.000 Euro und Abmahnungen wegen unlauteren Wettbewerbs.

Steuer-Tipp: Fügen Sie auch in geschäftlichen E-Mails automatisch die erforderlichen Angaben ein.

Ab dem 1. März 2007 gilt bei kommerzieller Kommunikation per E-Mail das neue Telemediengesetz. Es besagt, dass in den Kopf- und Betreffzeilen weder der Absender noch der kommerzielle Charakter der Nachricht verheimlicht werden darf. Wer gegen diese Regeln verstößt, riskiert eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro.

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