Dienstwagen im Urlaub

Mit dem Dienstwagen in den Urlaub fahren - darf man das überhaupt? Was sagt das heimische Finanzamt dazu? Grundsätzlich gelten im Urlaub die gleichen Regeln wie bei privaten Fahrten zu Hause. Etwaige Unterschiede entstehen nur durch Vorschriften des Arbeitgebers über den Urlaubseinsatz des Firmenwagens, zum Beispiel zur Selbstbeteiligung an den Kosten pro Kilometer oder bei einem Unfall oder Diebstahl. Was bei einem Urlaub mit dem Dienstwagen steuerlich zu beachten ist, steht in dieser Artikelserie.

Grundlage: Wer bezahlt meine Privatfahrt mit dem Dienstwagen?

Eines der größten Verständnisprobleme bei der Privatnutzung eines Firmenwagens ist der Unterschied zwischen den tatsächlich entstehenden Kosten und der Steuer, die auf einen Privatvorteil zu zahlen ist. Ein kurzer Überblick:

1. Viele Arbeitnehmer dürfen ihren Dienstwagen auch privat nutzen.

2. Bei privaten Fahrten mit dem Dienstwagen entstehen Kosten. Dazu zählen zum Beispiel Benzin, Verschleiß, aber auch anteilige Kfz-Steuer und Versicherung.

3. Es gibt Arbeitgeber, die diese Kosten freundlicherweise voll übernehmen. Andere lassen sie sich komplett vom Mitarbeiter erstatten. Auch Teilerstattungen, also Kostenbeteiligungen, sind üblich.

4. Wann immer ein Firmenchef auch nur einen Euro der privat veranlassten Kosten übernimmt, entsteht dem Dienstwagenfahrer ein finanzieller Vorteil. Dieser Vorteil kommt einem zusätzlichen Gehalt gleich, das der Fahrer mit seinem persönlichen Steuersatz versteuern muss. In der Fachsprache ist die Rede von einem steuerpflichtigen "geldwerten Vorteil".

5. Wenn während der Privatfahrt Nebenkosten entstehen, die der Arbeitgeber bezahlt, handelt es sich ebenfalls um einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Dazu zählen zum Beispiel Autobahnvignetten, Mautgebühren und der ADAC-Schutzbrief. Nur wenn diese Kosten nachweislich auf einer dienstlichen Fahrt anfallen, darf der Arbeitgeber sie steuerfrei erstatten.

6. Wenn der Mitarbeiter Steuer auf seine Privatnutzung zahlt, liegt die Steuer bei sinnvoller Abrechnungsmethode niedriger als die tatsächlichen Kosten, die der Arbeitgeber großherzig übernommen hat.

Alle Punkte gelten für private Fahrten genauso wie für die Urlaubsreise mit dem Dienstwagen: Es entstehen Kosten, jemand muss diese Kosten tragen und gegebenenfalls muss der Arbeitnehmer Steuern auf seinen Privatvorteil entrichten.

Privat veranlasste Urlaubs-Fahrtkosten feststellen

Um die Steuer auf die privaten Dienstwagenfahrten zu Hause oder im Urlaub zu ermitteln, gibt es zwei Methoden: die einfache, aber teure pauschale Ein-Prozent-Methode und die aufwändigere, genaue, aber meist günstigere Fahrtenbuchmethode. Welche davon wann vorzuziehen ist, steht im Vergleich der Abrechnungsmethoden samt Beispielrechnung.

Wenn Sie Ihren Privatvorteil nach der Fahrtenbuch-Methode ermitteln, wird der gesamte Urlaub wie eine einzige Privatfahrt behandelt. Bevor Sie losfahren, tragen Sie Datum, Zeit und Kilometerstand ein. Das Gleiche machen Sie, wenn Sie nach 14 Tagen wieder zu Hause ankommen sind.

Selbstbeteiligung abziehen?

Sie haben Ihre privat veranlassten Fahrtkosten entweder mit der pauschalen Ein-Prozent-Methode oder mit der Fahrtenbuchmethode festgestellt. Als nächstes ist zu prüfen, ob Sie von dem ermittelten steuerpflichtigen Betrag Geld abziehen dürfen, das Sie bereits gezahlt haben. Denn einige Arbeitgeber verlangen von ihren Mitarbeitern zum Beispiel eine monatliche Beteiligung an den Kosten des Dienstwagens oder eine Übernahme der Benzinkosten.

Arbeitgeber behandeln private Fahrten im Ausland oder allgemein im Urlaub häufig anders als während der normalen Arbeitszeit. Zum Beispiel verlangen sie für diese Zeit eine höhere Beteiligung an den Kosten. Prüfen Sie dies in Ihrem Arbeitsvertrag und in den Firmenvorschriften.

Fazit: Dienstwagen + Urlaub ist steuerlich kein Problem

Aus steuerlicher Sicht macht es keinen Unterschied, ob Sie zu Hause in Deutschland oder im Urlaub in Spanien mit Ihrem Dienstwagen privat unterwegs sind. Die einzige Frage, die entstehen kann, ist die nach der Versteuerungsmethode: Wenn durch die Urlaubsreise viele tausend private Kilometer zusammenkommen, kann es sein, dass die Ein-Prozent-Methode günstiger wird als die Fahrtenbuchmethode. Wenn Sie während des ganzen Jahres ein Fahrtenbuch führen, sind Sie hier auf der sicheren Seite: Sie können letztlich aus beiden Versteuerungsmethoden den günstigsten Weg wählen. Während des Urlaubs bedeutet das Fahrtenbuch nicht einmal zusätzliche Arbeit, denn Sie brauchen nur vor Beginn und nach Beendigung des Urlaubs die Kilometerstände einzutragen.

Auch in Sachen Diebstahl, Unfall und Beschädigung des Dienstwagens sind die steuerlichen Regeln genauso, wie wenn ein solcher Fall bei einer Fahrt in Deutschland eintritt. Wenn der Arbeitgeber die entstandenen Kosten übernimmt, ist je nach Versteuerungsmethode und Sachlage zu prüfen, ob dem Firmenwagenfahrer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil entsteht. Hier kann die Ein-Prozent-Methode finanziell günstiger sein, weil mit ihr derartige Aufwendungen häufig schon abgegolten sind.

Einzig der Arbeitgeber macht häufig einen Unterschied, wo Sie Ihren Dienstwagen fahren. Werfen Sie daher vor Beginn Ihrer Reise einen Blick in den Firmenwagen-Nutzungsvertrag oder die Dienstwagen-Richtlinien Ihres Arbeitgebers! Oft sind darin zum Beispiel Selbstbeteiligungen bei einem Unfall oder Diebstahl vorgesehen oder ein höherer Kostenersatz für private Fahrten im Ausland. Manche Chefs legen fest, dass im Urlaub nur der Mitarbeiter ans Steuer des Fahrzeugs darf. Achten Sie vor allem darauf, ob hier eine Beteiligung an den Betriebskosten des Fahrzeugs vorgesehen ist! Denn eine solche Zuzahlung verträgt sich steuerlich schlecht mit der Ein-Prozent-Methode.

Fragen und Antworten zum Dienstwagen im Urlaub

Wenn Ihrer Meinung nach eine Frage hinzugefügt werden sollte, schicken Sie uns diese bitte per E-Mail.

Frage 1: Wie werden "gemischte" Reisen behandelt, bei denen ich am Urlaubsort geschäftliche Termine wahrnehme?

Antwort: Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) darf eine beruflich veranlasste Reise um ein paar Tage Urlaub verlängert werden. Im entschiedenen Fall hatte ein Arbeitnehmer eine viertägige Konferenz besucht und drei Tage Urlaub dranhängt. Die BFH-Richter entschieden, dass er vier Siebtel der Flug- und Übernachtungskosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen darf (Aktenzeichen: VI R 94/01).

Voraussetzung: Der Anteil des betrieblich veranlassten Aufenthalts beträgt mindestens 15 Prozent.

Dieses Urteil lässt sich auch auf eine Urlaubsfahrt mit dem Dienstwagen übertragen: Sie dürfen die von Ihnen getragenen Kosten, zum Beispiel für Treibstoff und Mautgebühren, entsprechend der zeitlichen Anteile aufteilen. Beispiel: Wer während seines zweiwöchigen Sommerurlaubs 2,5 Tage für seine Firma unterwegs ist, kann 17,86 Prozent der Kosten als Werbungskosten absetzen oder sich von seinem Chef steuerfrei erstatten lassen.

Frage 2: Was muss ich im Fahrtenbuch eintragen, wenn ich während einer Urlaubsfahrt berufliche Termine wahrnehme?

Antwort: Wer während seines Urlaubs einen beruflichen Termin hat und mit seinem Dienstwagen dorthin fährt, trägt die Strecke "Hotel - Termin - Hotel" mit den zurückgelegten Kilometern und eventuell nötigen Umwegfahrten als Dienstfahrt im Fahrtenbuch ein.

Frage 3: Wie kann ich möglichst viele Kilometer während meiner Urlaubsfahrt beruflich zurücklegen?

Antwort: Clevere Firmenwagenfahrer legen einen beruflichen Termin auf den Tag, an dem sie von zu Hause in den Urlaub aufbrechen wollen. Dieser Termin liegt möglichst weit vom Wohnort entfernt und auf der Strecke in den Urlaub. Dann tragen sie diese Fahrt "Arbeitsstätte - Termin" als berufliche Fahrt im Fahrtenbuch ein und beginnen erst vom Termin aus ihre Privatfahrt in den Urlaub. Dieser Trick funktioniert auch am Rückreisetag.

Frage 4: Was gilt, wenn ich während meines Urlaubs kurzfristig zur Firma zurückberufen werde?

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