Betriebliche Altersvorsorge: Neue Pflichten für Arbeitgeber zur Aufzeichnung und Meldung

Mit dem Jahressteuergesetz 2007 wurden besondere Aufzeichnungspflichten und Mitteilungspflichten für Arbeitgeber eingeführt, die ihren Mitarbeitern eine betriebliche Altersversorgung über eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder eine Direktversicherung anbieten. Diese Pflichten gelten für alle Lohnzahlungszeiträume nach dem 31. Dezember 2006.

Arbeitgeber haftet für finanziellen Schaden

Steuerfalle 1: Wenn der Arbeitgeber der neuen Meldepflicht nicht nachkommt, geht die Versorgungseinrichtung davon aus, dass es sich insgesamt um Beiträge handelt, die steuerlich nach neuem Recht betrachtet werden, das seit dem 1. Januar 2005 gilt. Sie nimmt also an, die Mitarbeiter könnten die laufenden Beiträge Steuern mindernd geltend machen und müssten in der Auszahlungsphase die Einkünfte versteuern.

Wenn es sich tatsächlich aber um Altverträge von vor dem 1. Januar 2005 handelt, dann wird genau umgekehrt verfahren: Die Beiträge sind nicht abzugsfähig und dafür die Auszahlungen steuerfrei. Es kämen nun also beide teuren Regelungen zusammen: Die Arbeitnehmer dürften heute ihre Beiträge nicht von der Steuer absetzen, müssten zukünftig aber dennoch ihre Auszahlungen versteuern. Daraus ergäbe sich ein erheblicher finanzieller Schaden, den der Arbeitgeber ersetzen müsste!

Die Aufzeichnungs- und Meldepflichten für Arbeitgeber im Detail

Als Arbeitgeber müssen Sie diese Daten aufzeichnen:

• Zeitpunkt, zu dem Sie die Zusage auf Altersversorgung erteilt haben,
• alle Änderungen ab dem 1. Januar 2005 von Altverträgen, die Sie vor dem 1. Januar 2005 geschlossen hatten (siehe dazu auch Steuerfalle 2),
• Zeitpunkt der Übertragung von Zusagen im Sinn des Übertragungsabkommens der Versicherungswirtschaft oder vergleichbarer Vereinbarungen bei Arbeitgeberwechsel.

Beschäftigen Sie als Unternehmer einzelne Mitarbeiter, denen Sie nach altem Recht eine Altersversorgung zugesagt haben, und für die Sie pauschale Lohnsteuer abführen? Dann müssen Sie pro Versorgungszusage folgende Angaben aufzeichnen:

• Inhalt der Zusage, wie sie bis einschließlich 31. Dezember 2004 lautete,
• gegebenenfalls Verzichtserklärung des Arbeitnehmers auf Förderung,
• alle Änderungen der Zusage ab dem 1. Januar 2005.

Außerdem müssen Sie als betroffener Arbeitgeber ihrer Altersversorgungseinrichtung (Pensionsfonds, Pensionskasse oder Versicherungsgesellschaft) die Beiträge melden, die Sie für die einzelnen Arbeitnehmer geleistet haben. Dies ist spätestens zwei Monate nach Ablauf des Kalenderjahrs oder zwei Monate nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erledigen. Für jede Versorgungszulage ist eine gesonderte Meldung fällig.

In folgenden Ausnahmefällen brauchen Sie die Beiträge nicht zu melden:

• Die Versorgungseinrichtung weiß bereits, nach welchem Recht die Beiträge steuerlich behandelt werden, die Sie für den einzelnen Arbeitnehmer im Kalenderjahr geleistet haben. Sie weiß also, ob es sich um einen Altvertrag oder um einen Neuvertrag nach dem 1. Januar 2005 handelt.
• Oder die Einrichtung kann das zutreffende Recht aus den Daten feststellen, die ihr vorliegen.
• Und sie hat in beiden Fällen ihre Kenntnis Ihnen als Arbeitgeber mitgeteilt.

Steuerfalle 2: Wenn Sie Altverträge, die Sie bis zum 31. Dezember 2004 geschlossen haben, später ändern, dann gelten diese möglicherweise als Neuvertrag. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie und Ihr Mitarbeiter nachträglich eine höhere Auszahlungssumme vereinbaren. Klären Sie diesen Punkt mit Ihrem Steuerberater und beachten Sie ihn bei der Aufzeichnungs- und Meldepflicht!

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