11.03.2021

Aufbewahrungspflichten: Geschäftsunterlagen rechtssicher aufbewahren und vernichten - inkl. PODCAST

Tagtäglich fallen in Firmen - egal ob GmbH, Einzelkaufmann oder Freiberufler - zahlreiche Dokumente an: Von diversem Schriftverkehr, Kaufbelegen, Tankquittungen, Steuererklärungen und -bescheiden bis zu Überweisungsbelegen, Sitzungsprotokollen und Rechnungen, die die Firma selbst schreibt oder erhält. Außerdem nimmt die Zahl elektronischer Dokumente, wie etwa E-Mails inklusive Anhängen oder elektronischer Rechnungen rasant zu. Dieser Beitrag erklärt, welche Unterlagen Sie als Selbstständiger wie lange aufbewahren müssen und wann Sie diese entsorgen können.

Plus PODCAST und PDF-Download "Schnellübersicht: Diese Unterlagen dürfen Sie 2021 vernichten" am Ende dieses Beitrags.

Von Lutz Schumann, Chefredakteur und Herausgeber

Diese Aufbewahrungsfristen gelten für alle Firmen und Selbstständigen

Die wohl wichtigste Regel: In Deutschland müssen alle Gewerbetreibenden Bücher führen. Dazu zählen unter anderem Einzelkaufleute, OHGs, KGs, GmbHs sowie UGs (haftungsbeschränkt) und sogar Vereine (mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb).

Mit diesen Buchführungspflichten sind strenge Aufbewahrungspflichten verbunden, die in der Abgabenordnung (AO) sowie im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt sind. Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen ergibt sich aus § 257 HGB und aus § 147 AO. Damit gelten für alle Firmen in Deutschland die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen der §§ 140 ff. Abgabenordnung.

Achtung! Aufbewahrungspflichten auch für »normale« Steuerzahler - ab 500.000 € Einkünfte im Jahr

Steuerzahler, deren Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitaleinkünften und sonstige Einkünfte (z. B. Renten)) mehr als 500.000 Euro im Jahr betragen, müssen ihre steuerlich relevanten Unterlagen 6 Jahre lang aufbewahren.

Tipp: Steuerzahler mit geringeren Einkünften sollten ihre Steuerunterlagen so lange aufbewahren, bis sie ihren rechtskräftigen Steuerbescheid in den Händen halten. Achtung! Wenn Sie Einspruch gegen einen Steuerbescheid einlegen (wollen) oder gar gegen Ihr Finanzamt prozessieren wollen, müssen Sie Ihre Unterlagen natürlich bis zum endgültigen Abschluss (Urteil des Finanzgerichts oder sogar des BFH) aufheben.

Wer ist aufbewahrungspflichtig? Heißt: Wer muss die Aufbewahrungsfristen überhaupt beachten?

Aufbewahrungspflichtig sind alle Personen, die zur Buchführung verpflichtet sind. Dazu zählen unter anderem Einzelkaufleute, OHGs, KGs und GmbHs.

Ihre Aufzeichnungen sind ordnungsgemäß, wenn sie
•    wahr, vollständig und zeitnah erfolgen,
•    ausreichende Erläuterungen zu den Einnahmen und Ausgaben enthalten,
•    mit steigendem Geschäftsvolumen detaillierter werden,
•    für die einzelnen Geschäftsbereiche getrennt erfolgen,
•    für zulässige Rücklagen jeweils den Bestand, die Zuführung und den Verbrauch ausweisen.

Wichtig: Auch bei Geschäftsaufgabe oder -übergabe erlischt die Aufbewahrungspflicht NICHT, sondern besteht weiter.

Diese Unterlagen müssen Sie aufbewahren

Aus steuerrechtlichen Gründen müssen alle Firmen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufbewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Bei den Aufbewahrungsfristen gibt es zwei Kategorien: Je nach Dokument muss man es 6 Jahre oder 10 Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres.

In § 147 Abs. 1 AO sind folgende Unterlagen beispielhaft aufgeführt:
•    Bücher und Aufzeichnungen,
•    Inventare,
•    Jahresabschlüsse, bestehend aus Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz und Gewinn- und-Verlust-Rechnung,
•    Lageberichte,
•    Eröffnungsbilanz,
•    die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen,
•    empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
•    Kopien der verschickten Handels- und Geschäftsbriefe,
•    Buchungsbelege,
•    bestimmte Zollunterlagen und
•    sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Diese Begriffe stammen noch aus der Zeit, als Buchhaltung noch nicht mit dem Computer erfolgte, im Prinzip handelt es sich um die Buchführungskonten. Zu den Büchern (Handelsbüchern) und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher der Buchführung, bei der doppelten Buchführung in Form von Konten. Bei der Offene-Posten-Buchhaltung ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind.

Inventare sind Aufzeichnungen über den Wert der vorhandenen Vermögensgegenstände und Schulden der Firma. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen Sie zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen oder ähnliche Aufzeichnungen aufbewahren. Ebenfalls aufbewahrt werden müssen Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften, die zum Verständnis der Buchführung notwendig sind. Dazu gehören Unterlagen wie die Installations- und Bedienungshandbücher einer in der Firma eingesetzten elektronischen Buchführungssoftware.

Was sind überhaupt Geschäftsbriefe?

Geschäftsbriefe sind alle Mitteilungen, die die Firma empfängt oder verfasst. Zu den Geschäftsbriefen gehören neben Briefen im postalischen Sinne auch Postkarten, Verkaufsprospekte, Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Auftrags- und Empfangsbestätigungen sowie Bescheinigungen einer Mitgliedschaft und Kopien von Spendenbescheinigungen. Dagegen sind reine Werbebriefe, öffentliche Bekanntmachungen, Anzeigen und Mitteilungen, die für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt sind, keine Geschäftsbriefe.
Der Begriff des Handelsbriefs kommt nur bei Kaufleuten vor (§ 257 Abs. 2 HGB) und beschreibt Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen und dessen Vorbereitung, Abschluss, Durchführung oder Rückgängigmachung zum Gegenstand haben.

Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat, zum Beispiel nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte, ist kein Handels-/Geschäftsbrief und müssen damit auch nicht aufbewahrt werden.

Ohne Buchungsbelege keine Buchung!

Buchungsbelege haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Buchungsbeleg sind zum Beispiel Lieferantenrechnungen, Tankquittungen oder Gehaltsabrechnungen. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage der Firma haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe. Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Ihre Bedeutung für die Besteuerung müssen Sie im Einzelfall prüfen.

Wichtige Belege - Rechnungen

Die Aufbewahrung von Rechnungen ist im Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG) speziell geregelt. Danach muss ein Unternehmer die Kopie der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, 10 Jahre aufbewahren.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen firmeninterne Aufzeichnungen, zum Beispiel Kalender, Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können Sie zeitnah vernichten und müssen dem Betriebsprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Wichtig! Bei den Aufbewahrungspflichten gilt folgender Grundsatz: Aus steuerrechtlichen Gründen müssen sämtliche Dokumente aufbewahrt werden, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die richtige Einordnung der Unterlagen ist in der Praxis oft problematisch. Denn nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief und nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg.

Aufbewahrungsfristen: 6 Jahre oder 10 Jahre?

Für die Unterlagen gibt es verschiedene Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO), nämlich je nach Unterlagen sechs oder zehn Jahre. Dabei gilt folgende Faustregel: Dienten die Unterlagen als Buchungsgrundlage, zum Beispiel Bilanzen, Buchführungsunterlagen, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse, gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist, ansonsten die von sechs Jahren.

Eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Unterlagen:

Bücher und Aufzeichnungen,
Jahresabschlüsse (Bilanzen und Einnahmeüberschussrechnungen),
Inventare,
Lageberichte,
Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
Buchungsbelege,
Inventare und Anlagenverzeichnisse
Rechnungen,
Unterlagen, die einer EDV-Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
sonstige Belege, z. B. der Lohnbuchhaltung, Informationen über Debitoren und Kreditoren.

Eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen, also für:

•    empfangene Geschäftsbriefe,
•    Kopien der verschickten Geschäftsbriefe,
•    Lohnabrechnungsunterlagen und Lohnlisten
•    sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Kassenbons, Nachweise zu Investitionszulagen, oder Preislisten.

Im Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG) ist die Aufbewahrung von Rechnungen speziell geregelt. Danach hat ein Unternehmer, die Kopien seiner Rechnungen, sowie aller erhaltenen Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren.

Achtung:
Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Dies verlängert die Aufbewahrungsfrist erheblich.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem entweder
• die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde,
• das Inventar aufgestellt wurde,
• die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss ermittelt wurde,
• der Einzel- oder Konzernabschluss aufgestellt wurde,
• der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder
• der Buchungsbeleg entstanden ist.

Achtung:
Trifft auch nur einer der genannten Punkte zu, beginnt die Frist erst nach Ablauf des betreffenden Jahres. Wenn die Steuererklärungen nur ein bis zwei Jahre später erstellt und beim Finanzamt abgegeben werden, führt dies automatisch zu einer entsprechenden „Verlängerung“ der Aufbewahrungsfristen.

Beispiel: Die Firma „Springmaus GbR“ hat ihren Jahresabschluss 2016 in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung erst im Juni 2017 aufgestellt und dem Finanzamt übermittelt. Damit endet die zehnjährige Aufbewahrungsfrist erst am 31. Dezember 2027 und nicht etwa am 31. Dezember 2026.

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, zum Beispiel Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer.

Wann Sie Unterlagen trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist nicht vernichten dürfen

Wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, dürfen Sie die betroffenen Unterlagen generell vernichten. Von diesem Grundsatz gibt es jedoch Ausnahmen. Nicht vernichten dürfen Sie Unterlagen, wenn sie von Bedeutung sind für

•    eine begonnene Betriebsprüfung,
•    anhängige Steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
•    ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
•    zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Achtung Risiko: Zufallsfunde des Fiskus

Das wohl wichtigste Argument für die regelmäßige Vernichtung „alter“ Geschäftsunterlagen: Es existiert kein Verwertungsverbot für „Zufallsfunde“ während einer Betriebsprüfung oder des Besuchs der Steuerfahndung. Das heißt konkret: Stößt der Beamte auf verdächtige Belege oder Buchhaltungsfehler – egal, aus welchem Geschäftsjahr –, so kann er diese zu Ihrem Nachteil verwenden, selbst wenn sie älter als 10 Jahre sind.

Weitere Unterlagen

Prozessunterlagen
Unterlagen im Zusammenhang mit gerichtlichen Verfahren (Urteile, Beschlüsse) sollten Sie generell 30 Jahre aufbewahren, da die Vollstreckbarkeit von Urteilen 30 Jahre beträgt.
Gründungsunterlagen
Alle Unterlagen im Zusammenhang mit der Gründung Ihrer Firma sowie alle im Handelsregister anmelde- und eintragungspflichtigen Vorgänge, sollten auf Dauer aufbewahrt werden. Hierzu gehören insbesondere die Gründungssatzung, die Urkunde über das Gründungsprotokoll und die Bestellung des Gründungsgeschäftsführers sowie der Handelsregisterauszug über die Eintragungen.
Alle wesentlichen Informationen können Sie zwar auch aus dem Handelsregister entnehmen, doch es empfiehlt sich, dass Sie die wichtigen Fragen immer auch mit Ihren eigenen Unterlagen belegen können. Zumal auch Eintragungen im Handelsregister falsch oder unvollständig sein können.
Verträge

Die wichtigsten Verträge, wie z.B. Arbeits-, Kauf-, Pacht- und Mietverträge u.a., insbesondere notarielle Verträge, müssen Sie auf Dauer aufheben, mindestens aber für die Dauer der Vertrags- oder Laufzeit. Hierbei müssen Sie aber immer auch noch die Gewährleistungsfristen (bis 5 Jahre nach Abnahme einer Leistung) oder Garantiefristen (regelmäßig 2 Jahre) oder sonstige nachwirkende Laufzeiten berücksichtigen.

In welcher Form können Dokumente und Unterlagen aufbewahrt werden?

Mit Ausnahme von Jahresabschlüssen, Eröffnungsbilanzen und bestimmten Zolldokumenten dürfen Dokumente auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Die digitale Dokumentation muss dabei den “Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme” genügen. Originalbelege könnten dann vernichtet werden. Auf der sicheren Seite ist man, wenn man sowohl die digitalen als auch die analogen Dokumente aufbewahrt.

Ordnung trotz Aufbewahrungsfristen: Dokumente digitalisieren

Belege können mit einem Scanner eingescannt werden. Die elektronischen Kopien speichern Sie auf Festplatten, CDs oder auf einem Webspace. Bei einer Betriebsprüfung sind Sie als Unternehmer verpflichtet, dem Prüfer die Dokumente lesbar zur Verfügung zu stellen. Zahlreiche Buchhaltungssoftware bietet heute schon die Möglichkeit, eingescannte Belege mit der entsprechenden Buchung zu verknüpfen.

Was Sie beim Einscannen beachten müssen, erfahren Sie in unserem Fachbeitrag "Neue Rechtslage und Speicherproblematik bei elektronischen Unterlagen".

Das Problem mit den Thermobelegen (oft bei Bewirtungsbelegen und Tankquittungen)

In Restaurants und an Tankstellen sind Thermobelege weit verbreitet. Doch ihr Manko: Diese Papierstreifen verblassen sehr schnell und sind bereits nach wenigen Monaten kaum noch zu lesen.

Das böse Erwachen mit diesen Thermobelegen kommt bei der nächsten Betriebsprüfung. Denn unleserliche Dokumente gefährden den Betriebsausgaben- und den Vorsteuerabzug! Um das zu verhindern, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder man kopiert die Thermobelege, so lange sie noch gut lesbar sind oder man scannt sie ein, um sie digital aufzubewahren.