Wie Sie Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen
Hinter dem offiziellen Wortungetüm "Verpflegungsmehraufwendungen", auch "Verpflegungsmehraufwand" oder "Verpflegungspauschale" genannt, verbirgt sich für alle Arbeitnehmer eine großartige Möglichkeit für mehr Geld vom Chef oder vom Finanzamt. Auch Selbstständige sparen hiermit Steuern. Schon bei wenigen Reisen im Jahr kommen schnell ein paar 100 Euro Ersparnis zusammen. Zumal mit "Reise" sind nicht nur Dienstreisen ins ferne Ausland gemeint sind, sondern schon Fahrten in einen anderen Stadtteil. Selbst die Fahrt zur Berufsschule kann für Azubis steuerbegünstigt sein.
Schenken Sie dem Staat kein Geld!!
Hinter der Verpflegungspauschale steht der Gedanke, dass ein Steuerzahler fernab von zu Hause nicht mehr günstig kochen oder sich ein Brot schmieren kann. Im Gegenteil: Für Essen und Trinken entstehen auf Geschäftsreisen unweigerlich höhere Kosten im Restaurant, Café oder bei der Bahnhofsbäckerei. Da die Reise und somit diese Mehrkosten beruflich bedingt sind, lassen sie sich steuerlich geltend machen oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzen.
Um wie viel Geld geht es?
Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt davon ab, wie lange Sie von zu Hause oder Ihrer so genannten ersten Tätigkeitsstätte (vor 2014: "regelmäßige Arbeitsstätte") abwesend sind und in welchem Land Sie sich aufhalten. Sie finden die Sätze für andere Länder in unserer Tabelle für Reisekosten im Ausland. Für Deutschland gilt die folgende Tabelle:
NEU: Ab 2020 höherer Verpflegungsmehraufwand bei Reisekosten im Inland
Das Bundesfinanzministerium (BMF) weist darauf hin, dass im Gegensatz zu den Vorjahren keine aktuellen Pauschbeträge zu Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsreisen 2022 veröffentlicht werden.
Begründung: Die Corona-Pandemie. Die seit dem 1.1.2021 geltenden Pauschalen für betrieblich veranlasste Auslandsreisen gelten auch für 2022.
Seit 1996 können Verpflegungsmehraufwendungen auf Dienstreisen vom Arbeitgeber nur noch pauschal erstattet werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlich angefallenen Verpflegungskosten auf einer Dienstreise ist seitdem nicht mehr möglich.
Der Gesetzgeber hat ab 2020 die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand im Inland angehoben und zudem eine neue Pauschale für Lkw-Fahrer eingeführt. Wird ein Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seines üblichen Arbeitsplatzes tätig, kann ihm sein Arbeitgeber diese Verpflegungspauschalen steuerfrei auszahlen. Dies ist beispielsweise bei Dienstreisen, längeren Kundenbesuchen, Messebesuchen und für Handwerker, die auf wechselnden Baustellen tätig sind, möglich.
| Abwesenheit von zu Hause bzw. der ersten Tätigkeitsstätte | Verpflegungspauschale pro Tag |
|---|---|
| 8 Stunden und weniger | 0 Euro |
| über 8 Stunden | 14 Euro |
| Pauschale für An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise | 14 Euro |
| 24 Stunden bei einer mehrtägigen Dienstreise | 28 Euro |
| Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer, wenn sie in ihrem eigenen Fahrzeug übernachten | 8 Euro |
Beispiel: Sie fahren 2020 zu 4 verschiedenen Messen in Deutschland, um dort ihr Unternehmen zu vertreten oder um sich einen Marktüberblick zu verschaffen. Sie brechen am ersten Tag um 14 Uhr von Ihrer ersten Tätigkeitsstätte auf und sind am dritten Tag um 19 Uhr wieder zurück. So berechnen Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand:
| Zeitraum | Abwesenheit | Verpflegungspauschale 2020 |
|---|---|---|
| am 1. Tag | egal, weil Anreisetag einer mehrtägigen Dienstreise | 14 Euro |
| am 2. Tag | 24 Stunden | 28 Euro |
| am 3. Tag | egal, weil Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise | 14 Euro |
| Gesamt pro Messe | 3 Tage | 56 Euro |
| Gesamt im Jahr | 4 Messen x 56 Euro | 224 Euro |
Ergebnis: Ihr pauschal angenommener Verpflegungsmehraufwand für die vier Messen beträgt 224 Euro. Sie können sich den Betrag von Ihrem Arbeitgeber steuerfrei auszahlen lassen. Falls Ihr Chef dies nicht tut, machen Sie die Pauschalen als Werbungskosten in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend. Dazu müssen Sie jedoch eine Reisekostenabrechnung erstellen.
Dies ist jedoch eindeutig die schlechtere Alternative.Der Grund: Selbst als Spitzenverdiener mit einem Steuersatz von 42 % würden Sie von der geltend gemachten Verpflegungspauschale in Höhe von 224 € gerade einmal 94,08 € als Steuererstattung vom Finanzamt überwiesen bekommen. Sie sollten deshalb vielleicht noch einmal mit Ihrem Arbeitgeber sprechen.
So nutzen Sie die Verpflegungspauschalen als "kleines Zubrot"
Als Arbeitnehmer dürfen Sie sich Ihre Verpflegungsmehraufwendungen steuer- und sozialabgabenfrei vom Chef erstatten lassen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie tatsächlich höhere Ausgaben hatten als zu Hause. Selbst wenn Sie kostenlos oder gar nichts gegessen haben, ist die Erstattung steuerfrei.
Im oben berechneten Beispielfall dürfen Sie sich von Ihrem Arbeitgeber 224 Euro steuerfrei und ohne Sozialversicherung auszahlen lassen.
Steuer-Tipp: Der Arbeitgeber darf Ihnen sogar mehr Geld zahlen als die Pauschale. Dann muss er für den Mehrbetrag jedoch Lohnsteuer ans Finanzamt abführen. Er darf sich diese Lohnsteuer nicht von Ihnen zurückholen, außer es war vorab so vereinbart. Die "höhere Verpflegungspauschale" eignet sich also als steuergünstiges Gehalts-Extra, um Mitarbeiter zu motivieren oder sich bei ihnen zu bedanken.
Wenn Ihr Chef Ihnen jedoch keine oder eine niedrigere Verpflegungspauschale zahlt, dann setzen Sie den (Rest-)Betrag in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten an. So holen Sie sich das Geld zumindest zum Teil vom Finanzamt zurück. Sie benötigen dazu allerdings die beiden nachfolgenden Bescheinigungen!
2 Bescheinigungen des Arbeitgebers notwendig! Hier erhalten Sie sie!
Achtung! Sie müssen allerdings dem Finanzamt gegenüber durch zwei Bescheinigungen Ihres Arbeitgebers nachweisen, dass Sie Auswärtstätigkeiten ausgeübt haben, aber von Ihrem Arbeitgeber keine oder geringere Pauschalen erhalten haben.
Diese beiden Bescheinigungen dienen der Vorlage beim Finanzamt, damit Sie die steuerlichen Vergünstigungen in Ihrer Steuererklärung in Anspruch nehmen können.
Die beiden Bescheinigungen erhalten Sie HIER:
1. Bescheinigung: Keine Übernahme von Dienstreisekosten durch den Arbeitgeber
2. Bescheinigung: Bestätigung der Einsatzwechseltätigkeit/Auswärtstätigkeit
Sie erhalten die Bescheinigungen durch Klick auf den jeweiligen Namen der Bescheinigung oben unter 1. und 2. als kostenpflichtigen Download (Preis je PDF-Vorlage: 2,82 € inkl. MwSt).
Auf obiges Beispiel bezogen bedeutet das: Wenn Ihr Arbeitgeber keinen Cent erstattet, geben Sie 224 Euro in Ihrer Steuererklärung an. Bei einem persönlichen Steuersatz von zum Beispiel 35 Prozent (einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) ergibt dies, grob vereinfacht: 35 Prozent x 224 Euro = 78,40 Euro zusätzliche Steuererstattung.
Als Selbstständiger geben Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgaben in Ihrer Steuererklärung an. Das funktioniert genauso, wie im vorangegangenen Beispiel beschrieben.
Hinweis: GmbH-Geschäftsführer gelten steuerlich als Arbeitnehmer, nicht als Unternehmer.
Steuer-Tipp: Für eine höchstmögliche Ersparnis müssen Sie die Werbungskostenpauschale (1.000 Euro) überschreiten, die Ihnen pro Jahr zusteht.
Achtung! Bei Verpflegungspauschalen plus weiterer Mahlzeiten droht Kürzung
Falls Ihnen Ihr Chef auf Geschäftsreisen weitere Mahlzeiten bezahlt, zum Beispiel das Frühstück und/oder ein Abendessen im Hotel, müssen Sie Ihre Verpflegungspauschalen kürzen und zwar
- um 20 % für ein Frühstück und
- um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen
der für die 24-stündige Abwesenheit geltend gemachten Tagespauschale (28 Euro).
Die Abwesenheitszeiten beziehen sich grundsätzlich auf einen Kalendertag. Somit werden mehrere Auswärtstätigkeiten eines Arbeitnehmers an einem Tag zusammengerechnet.
Nutzen Sie als Nachtarbeiter die "Mondschein-Klausel"
Mit der "Mondschein-Klausel", auch "Mitternachtsregelung" genannt, sollen Härten bei Nachtarbeitern, zum Beispiel Lkw- und Auslieferungsfahrern, ausgeglichen werden, die nachts ohne Übernachtung tätig werden und dabei an keinem der Kalendertage - vor Mitternacht und nach Mitternacht - für sich genommen die Mindestabwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden erreichen.
14 Euro Verpflegungspauschale bei Nachtarbeit
Da das Fahrzeug keine ortsfeste betriebliche Einrichtung darstellt, haben Lkw- und Kurierfahrer KEINE erste Tätigkeitsstätte in ihrem Fahrzeug, sondern eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Lenkpausen werden nicht als Übernachtung gezählt, mit der Folge, dass die Abwesenheitszeiten über Nacht zusammengerechnet werden dürfen (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG) und die Fahrer jeden Arbeitstag die Verpflegungspauschale für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden in Höhe von 14,00 Euro nutzen dürfen.
Beachten Sie die 3-Monatsfrist
Wenn Sie für Ihren Arbeitgeber auswärts an derselben Arbeitsstätte, zum Beispiel bei einem Kunden, tätig werden, kann Ihnen Ihr Arbeitgeber in den ersten drei Monaten Verpflegungspauschalen steuerfrei auszahlen (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).
Tipp: Unterbrechen Sie die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mindestens vier Wochen, beginnt die Dreimonatsfrist von neuem (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Warum die Tätigkeit unterbrochen wurde, ist unerheblich.
Achtung! Das Bundesfinanzministerium geht erst dann von einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen in der Woche dort tätig wird (BMF-Schreiben vom 24.10.2014, Az. iV C 5 - S 2353/14/10002, Rz. 55).
Tipp: Nutzen Sie den neuen Rechner für die Abrechnung Ihrer Verpflegungspauschalen
Die tägliche Verpflegungspauschale für (mehrtägige) Geschäftsreisen per Hand zusammenzutragen ist eine "Strafarbeit". Das weiß jeder, der regelmäßig Geschäftsreisen unternimmt und diese selbst mit seinem Arbeitgeber abrechnen muss.
Die ECOVIS AG Steuerberatungsgesellschaft hat deshalb einen Rechner für Verpflegungspauschalen entwickelt, mit dem Arbeitnehmer schnell und problemlos ihre Verpflegungspauschalen auf Dienstreisen in Deutschland berechnen können.
Rechner für Verpflegungspauschalen auf der ECOVIS-Internetseite. HIER KLICKEN.
Haben Sie alle Eingaben gemacht, können Sie sich die Abrechnung ausdrucken lassen und diese Abrechnung Ihrem Chef zur Auszahlung vorlegen.
So holen Sie sich die Verpflegungskosten von der Steuern zurück
Tipp: Zahlt Ihr Chef Ihnen keine Verpflegungspauschalen auf Dienstreisen aus, lohnt sich dennoch die Nutzung des Online-Rechners. Denn Sie können in diesem Fall die Verpflegungspauschalen als Werbungskosten in Ihrer Einkommensteuererklärung steuermindernd geltend machen.
ACHTUNG! Beachten Sie, dass Sie Verpflegungspauschalen aus dem Jahr 2020 auch in Ihrer Einkommensteuererklärung 2020 geltend machen müssen!!
Lassen Sie sich dazu unbedingt die ausgedruckte Abrechnung des Verpflegungskosten-Rechners von Ihrem Chef mit der handschriftlichen Ergänzung "Keine Auszahlung der aufgeführten Verpflegungspauschalen durch den Arbeitgeber" unterschreiben plus Firmenstempel.
Reichen Sie die ausgedruckte und unterschriebene Abrechnung im nächsten Jahr mit Ihrer Einkommensteuererklärung beim Finanzamt ein und machen Sie die für das gesamte Jahr errechneten Verpflegungskosten in der Anlage N als Werbungskosten geltend.
Anzeige
Wenn Ihnen eine Steuerfrage "unter den Nägeln brennt" - Online- oder Telefon-Direktkontakt zu einem Steuerberater - JETZT, ABENDS und AM WOCHENENDE für Sie erreichbar!!
Fragen und Antworten zum Verpflegungsmehraufwand und zur Verpflegungspauschale
Wir sammeln laufend die häufig gestellten Fragen zu Verpflegungsmehraufwendungen und beantworten sie hier:
Warum gibt es die Verpflegungspauschale?
Auf Geschäftsreisen sind Essen und Getränke teurer als in der Küche zu Hause. Ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger auf Reisen hat also höhere Ausgaben als einer, der zu Hause bleibt. Und zwar nicht wegen seiner privaten Abenteuerlust, sondern aus einem glasklaren beruflichen Grund heraus. Nach den Grundsätzen unseres Steuersystems wäre es ungerecht, die reisenden und die daheimbleibenden Steuerzahler gleich zu besteuern. Denn dann hätten diejenigen, die beruflich reisen müssen, trotz gleicher Arbeit weniger Geld in der Tasche. Der Gesetzgeber hat deshalb die Idee des Verpflegungsmehraufwands mit seinen steuerfreien und steuerlich absetzbaren Verpflegungspauschalen eingeführt.
Profi-Tipp: Verpflegungspauschale automatisieren
Tragen Sie für die Reisekostenabrechnung noch alle beruflichen Termine aus Ihrem Kalender zusammen? Berechnen Sie für jeden Tag von Hand, welche Verpflegungspauschale Ihnen zusteht? Schlagen Sie alle passenden Auslandspauschalen in unserer Ländertabelle nach? Oder verzichten Sie wegen dieses Aufwands von vornherein auf die satte Steuerersparnis? Wenn Sie nur eine dieser Fragen mit "ja" beantwortet haben, verbrennen Sie Zeit und Geld.
Sinnvoller ist für Sie eine Lösung, die direkt mit Ihrem Terminkalender und möglichst auch mit einem Fahrtenbuch "spricht". Das Ergebnis: Die Software misst automatisch, wie lange Sie außer Haus waren und welcher Verpflegungssatz für welches Land Ihnen zusteht. Gleichzeitig berücksichtigt sie die Fahrtkosten und Übernachtungskosten. Die Ergebnisse werden auf Knopfdruck gedruckt oder in die Reisekostenabrechnung oder in die Einkommensteuererklärung übertragen.
Steuer-Anzeige: Für Arbeitnehmer und Freiberufler eignet sich besonders die Basisversion von Lexware Reisekosten. Sie beinhaltet zugleich ein Fahrtenbuch und lässt sich mit gängiger Terminverwaltung verbinden. Ab nur 5,90 Euro im Monat kaufen Sie sich von der lästigen Handarbeit frei und haben mehr Zeit für produktivere Tätigkeiten, Freizeit und Familie. Probieren Sie es einfach hier aus: 4 Wochen kostenlos testen.
Anzeige
Wenn Ihnen eine Steuerfrage "unter den Nägeln brennt" - Online- oder Telefon-Direktkontakt zu einem Steuerberater - JETZT, ABENDS und AM WOCHENENDE für Sie erreichbar!!
Fragen und Antworten zum Verpflegungsmehraufwand und zur Verpflegungspauschale
Wir sammeln laufend die häufig gestellten Fragen zu Verpflegungsmehraufwendungen und beantworten sie hier:
Warum gibt es die Verpflegungspauschale?
Auf Geschäftsreisen sind Essen und Getränke teurer als in der Küche zu Hause. Ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger auf Reisen hat also höhere Ausgaben als einer, der zu Hause bleibt. Und zwar nicht wegen seiner privaten Abenteuerlust, sondern aus einem glasklaren beruflichen Grund heraus. Nach den Grundsätzen unseres Steuersystems wäre es ungerecht, die reisenden und die daheimbleibenden Steuerzahler gleich zu besteuern. Denn dann hätten diejenigen, die beruflich reisen müssen, trotz gleicher Arbeit weniger Geld in der Tasche. Der Gesetzgeber hat deshalb die Idee des Verpflegungsmehraufwands mit seinen steuerfreien und steuerlich absetzbaren Verpflegungspauschalen eingeführt.